三、公章管理的关键风险点与应对策略

​​引言

公章作为企业身份和权力的象征，是公司对外开展业务、签署合同、办理行政事务的重要法律凭证。然而，近年来因公章管理不善引发的法律、经济诈骗案件屡见不鲜，不仅导致企业财产损失，还可能损害企业信誉。因此，建立一套科学、严谨的公章管理制度，成为现代企业规范化管理的核心内容之一。本文将从公章管理的必要性、制度框架设计、操作流程及风险防范等方面，为企业提供一份可落地的公章管理制度范本。

1. 法律效力与责任归属

根据《民法典》第四百九十条，合同自当事人签名、盖章或按指印时成立。公章加盖行为直接代表企业意志，其法律效力覆盖企业经营活动的方方面面。若因公章滥用导致合同或债务问题，企业需承担相应法律责任。

2. 风险案例警示

例如，某公司因未明确保管人职责，导致离职员工盗用公章签署虚假合同，造成数百万元损失；另一企业因审批流程缺失，业务员擅自加盖公章对外担保，最终被判决承担连带责任。这些案例均凸显了制度缺失的严重后果。

一套完善的公章管理制度应包含以下核心章节：

1. 目的与适用范围

明确制度旨在规范公章使用、防范法律风险，适用于公司所有公章（包括公章、财务章、合同章、法人章等）。

2. 管理原则

强调“专人保管、审批授权、用印登记、责任到人”的基本原则。

1. 公章保管人

• 指定唯一保管责任人，签订《公章保管责任书》，明确其权限与义务。
• 保管人不得擅自委托他人代管，离职或调岗时需办理交接手续。

2. 审批权限

• 分级授权：普通文件由部门负责人审批，重大合同需总经理或董事会批准。
• 建立《公章使用审批表》，记录申请人、用途、审批人等信息。

1. 申请与审批

• 使用人填写《公章使用申请表》，附文件电子版及纸质版，经逐级审批后方可用印。
• 紧急情况下可电话或线上审批，但需事后补全书面手续。

2. 用印登记

• 保管人需在《公章使用登记簿》中记录用印时间、文件名称、份数、申请人等，并留存复印件备查。

3. 特殊情况处理

• 外带公章：需填写《公章外借申请表》，经总经理审批，并由两名以上员工全程监督。
• 电子公章：参照实体章管理，并增加数字证书、密码验证等技术管控手段。

1. 定期检查与审计

• 每月核对用印记录与文件存档，每年由审计部门抽查合规性。

2. 违规处罚

• 对未经审批用印、私刻公章等行为，视情节轻重给予警告、罚款、辞退处理，涉嫌犯罪的移交司法机关。

3. 应急预案

• 公章遗失或被盗时，立即报警并登报声明作废，同步向市场监管部门申请补办。

1. 风险点一：盗用与冒用

应对措施：

• 公章存放于保险柜，钥匙与密码分人管理。
• 在公章边缘加刻防伪编码，降低伪造可能性。

2. 风险点二：审批流程形式化

应对措施：

• 采用OA系统实现电子化审批，自动留痕防止篡改。
• 对重大合同引入法律顾问复核机制。

3. 风险点三：用印文件内容失控

应对措施：

• 要求保管人核对文件终版，禁止在空白页、未填写完整的文件上用印。

申请人 部门 用印文件名称 用途 审批人签字 用印日期

| 外借人 | 外借时间 | 预计归还时间 | 监督人 | 外借事由 |

• 使用国密算法加密电子签章，每次用印需动态验证码授权。
• 电子用印记录自动同步至区块链存证平台，确保不可篡改。

• 每年组织公章管理专题培训，结合案例解析违规后果。
• 新员工入职时签署《公章管理承诺书》。

根据法律法规更新（如《电子签名法》修订）、业务模式变化，每年修订一次制度。

 

结语